Nieuws

 
Cloud Diensten van Etine 

Etine + Google Apps + Spanning backup + ...  = Lekker Doorwerken

Afspraak voor
vrijblijvend advies
   


Amazon

Geplaatst 16 okt. 2013 06:54 door Jan Joost de Vries   [ 16 okt. 2013 06:54 bijgewerkt ]

Sinds 2007 maakt Etine gebruik van Amazon Web Services (AWS) voor haar eigen doeleinden. AWS biedt bedrijven de mogelijkheid om klein te beginnen en met bijna eindeloze opschaal mogelijkheden. 

De jarenlange ervaring die Etine heeft in het toepassen van AWS diensten en technologieën delen wij graag met onze klanten. 

Als u overweegt om gebruik te gaan maken van AWS neem dan gerust contact met ons op. Wij vertellen graag wat er mogelijk is en hoe Etine u daarbij kan helpen.


 

Google Apps Deployment Specialist

Geplaatst 1 aug. 2012 07:13 door Jan Joost de Vries

De migratie van een oude IT situatie naar Google Apps is soms best wel ingewikkeld. Dat vereist veel kennis van zaken en zorgvuldige voorbereiding. Google heeft nu een certificeringsprogramma in het leven geroepen dat IT-ers voorbereid op complexe migratie scenario's.  Na het afleggen van een examen mag je jezelf Google Apps Certified Deployment Specialist noemen. 

Voor Etine heeft Jan Joost de Vries nu dit certificaat behaald. Dit is een volgende stap in de professionalisering.  

Google Drive Video CMS

Geplaatst 14 jul. 2012 06:18 door Jan Joost de Vries

Google Drive kun je ook gebruiken als Video CMS. Video's die in een Google Drive map worden gezet worden (indien mogelijk) automatisch omgezet in een soort Youtube video. De video's worden niet op Youtube gepubliceerd en zijn in eerste instantie prive. Video's kunnen op de zelfde manier worden gedeeld als andere documenten in Google Apps. Dit biedt veel mogelijkheden voor gebruik in het onderwijs en is een ongelooflijk makkelijke manier om video's te delen met leerlingen. 

Feitelijk heb je hiermee een goed alternatief voor een duur video CMS zoals Kaltura. 

Google Plus Use Case #1 Online Samenwerken

Geplaatst 13 feb. 2012 13:17 door Jan Joost de Vries

Google Apps is bijzonder geschikt voor mensen die moeten samenwerken. Met Google Apps kun je online, tijd en plaats onafhankelijk werken in documenten, spreadsheets en presentaties. Google sites kun je gebruiken om de samenwerking te faciliteren door zaken vast te leggen en informatie te delen. Bijvoorbeeld een agenda, takenlijsten, voortgangsrapportages en nog veel meer. 

De Hangout van Google Plus kun je inzetten als je synchroon moet werken aan een document of een project en je behoefte hebt om elkaar te zien en te spreken. Tijdelijk kun je in een Hangout ook documenten openen en delen met elkaar. 

Om een indruk te krijgen van hoe je kunt samenwerken in een Google Plus Hangout heb ik een aantal schermafbeeldingen gemaakt.

Om gebruik te kunnen maken van de Google Apps toepassingen in Hangout moet je akkoord gaan met de voorwaarden. De integratie met Google Apps is nog experimenteel en heeft nog geen definitieve status. 
Binnen de Hangout kun je elkaar zien en spreken. Door op de knop "Add Document" te klikken opent in het midden van de Hangout een scherm waarmee je een document in Google Apps kunt selecteren. 

Zodra een document is geopend kan iedereen in de Hangout het document zien (en bewerken)* Het blijft ook mogelijk om een tekening / schets te maken met Sketchpad en je desktop te delen. Bijzonder handig als je iets moet demonstreren of presenteren.


De use case is in dit geval synchrone samenwerking tussen mensen die niet op de zelfde lokatie zijn. Bijvoorbeeld een districts- of regionaal overleg. Medewerkers van een landelijke organisatie hoeven dan niet meer samen te komen in Utrecht maar spreken af in een Hangout. Kosten zijn bijna nihil en tijdsverspilling door reizen kun je drastisch verlagen. 

Kortom de combinatie Google Apps, Google Plus en de extra's binnen de Hangouts bieden een zeer krachtige omgeving om online samen te werken tegen zeer lage kosten. 
 


Use Case voor Google Plus en Google Apps

Geplaatst 12 feb. 2012 12:24 door Jan Joost de Vries

De integratie van Google Plus met Google Apps is een slimme zet van Google. Ik weet nog dat internet door velen gezien werd als een soort encyclopedie, ik denk als je mensen er naar vraagt dat ze zich dat niet eens meer kunnen herinneren. Inmiddels is de rol van internet als medium om mensen te verbinden bij iedereen een gegeven. Dat was vroeger (medio 2001) echt niet het geval. In die tijd heb ik beleidsstukken geschreven waarin juist dit aspect van internet benadrukt werd. Dat was toen.

Nu is verbinden heel belangrijk! Dat besef is bij iedereen wel duidelijk. Google heeft dat vertaald in Google Plus, een sociaal netwerk waarmee je vrienden, kennissen en relaties handig in kringen kunt indelen en waarmee je gericht kun interacteren. Sinds kort is Google Plus ook beschikbaar voor gebruikers van Google Apps en biedt het direct een aantal grote voordelen. In de komende tijd ga ik diverse "Use Cases" van Google Plus voor Google Apps gebruikers documenteren en hier op de site van over vertellen.

Het woord zegt het al, "Use Case", betekent manieren waarop een toepassing kan worden ingezet. De eerste "Use Case" voor Google Plus in combinatie met Google Apps is ongetwijfeld het delen van status updates met collega's, vrienden, kennissen en natuurlijk klanten. Google Plus is bijzonder geschikt contact te hebben met de klanten en in te gaan op vragen en wensen. 

Om de daad bij het woord te voegen heb ik een Google Plus pagina gemaakt voor Etine. Op deze pagina zal ik o.a. de berichten die ik hier publiceer ook linken. Verder ga ik mijn voornemen om wekelijks iets te delen over de mogelijkheden van Google Apps en andere online software oplossingen publiceren op de Google Plus pagina van Etine. 

Kortom, ik nodig jullie uit om deze pagina te bezoeken, op te nemen in je bladwijzers, en natuurlijk te plussen (dat is liken op z'n Googles). En hierbij natuurlijk de Link! DE LINK

Google Apps Backup

Geplaatst 7 dec. 2011 05:13 door Jan Joost de Vries   [ 9 dec. 2011 06:28 bijgewerkt ]

Zelfs als je in de Cloud werkt moet je nadenken over een goede backup strategie. Helaas komt het maar al te vaak voor dat er iets misgaat en je een dag en vaak wel meer, voor niets gewerkt hebt.

Een groot misverstand is dat Google Apps niet gebackupt hoeft te worden. Hoewel Google zelf in geval van nood voorzieningen heeft om data te herstellen is dat niet bedoeld voor eindgebruikers en is herstel niet mogelijk op het niveau individuele berichten en documenten binnen accounts . Als je bijvoorbeeld met een e-mail programma zoals Outlook berichten verwijderd in Gmail, dan worden die berichten ook echt in Gmail verwijderd en zijn ze weg. Niet veel mensen realiseren zich dit. Dat geld ook voor documenten die gemaakt en opgeslagen zijn in Google Docs, als je die zelf verwijderd zijn ze weg. Ook hier is een goede backup voorziening dus op zijn plaats.

Postini

Gelukkig zijn er verschillende mogelijkheden om Gmail en Google Apps te backuppen.  Google biedt zelf een backupvoorziening in Google Apps aan voor het archiveren van e-mail berichten: Postini. Postini is een gehoste dienst, dat wil zeggen dat, net als bij Google Apps, niets op een eigen sever wordt geïnstalleerd en de data op de servers van Google staat. Postini is speciale software om berichten mee te archiveren en terug te vinden, verwijderde berichten worden een jaar lang opgeslagen en het is mogelijk om verwijderde berichten stuk voor stuk terug te halen.  Postini biedt echter meer dan alleen e-mail archivering, met Postini kunnen berichten ook worden gefilterd (spam, bijlagen etc.) en is het bijvoorbeeld ook mogelijk om een disclaimer onder berichten te plaatsen (voor de hele organisatie). Ook kun je in een keer alle berichten van de gehele organisatie doorzoeken. Een basisversie van Postini is voor alle betalende Google Apps gebruikers bij het pakket inbegrepen. Echter Postini is standaard niet geactiveerd en het vergt enige kennis van zaken om het in te stellen.

Backup van e-mail

Als je alleen maar een oplossing nodig hebt voor het archiveren / backuppen van je eigen e-mail dan zijn er ook programma's die je op je computer kunt installeren waarmee je e-mail kunt backuppen op een lokale schijf. Dat kan bijvoorbeeld met de software van MailStore.  Voor particulieren is een gratis versie van deze software beschikbaar waarmee je één Gmail account kunt backuppen. Ook kun je MailStore gebruiken om gearchiveerde berichten te doorzoeken. Al met al een aardige en goedkope oplossing om e-mail te backuppen. Je moet je wel realiseren dat de data lokaal staat en als er iets gebeurt met de lokale schijf je alsnog je e-mail kwijt bent.

Backup van documenten

De documenten die in Google Apps staan moeten natuurlijk ook gebackupd worden. Wederom zijn er verschillende manieren om dit te doen. De meest voor de hand liggende is om echt belangrijke documenten te downloaden, maar dit is een omslachtige handelswijze en bovendien niet iets wat consistent is uit te voeren. Gelukkig zijn er ook diensten waarmee je dit online kunt doen en is er desktop software.  

Om je Google Apps bestanden te backuppen zijn er twee methoden mogelijk. De eerste strategie bestaat uit het synchroniseren van de bestanden in Google Apps met een map op de lokale computer. Die map wordt dan weer meegenomen in de backup van het werkstation. Bestanden worden gesynchroniseerd met een lokale map, dat kan met behulp van Dropbox en de synchronisatie dienst CloudHQ. De documenten in Google Apps worden met behulp van CloudHQ gesynct met Dropbox en vervolgens komen de bestanden in een lokale map op de computer. Bijkomend voordeel is dat je op deze manier ook nog via Dropbox samen kunt werken met mensen die niet beschikken over Google Apps. De tweede manier is om de bestanden online met de Cloud dienst Backupify te backuppen, maar daarover straks meer. 

Backup van contactpersonen

Als je veel contactpersonen hebt in Google Apps is het ook verstandig om die te backuppen. Ook hiervoor geld dat er verschillende mogelijkheden zijn. De meest basale methode is om alle contactpersonen handmatig te exporteren in een komma gescheiden bestand (csf). Het is sinds kort ook mogelijk om je contactpersonen te exporteren naar een spreadsheet in Google Apps met behulp van Google Apps Script. Dit vergt wel weer kennis van zaken en is vooralsnog niet 100% betrouwbaar. Verder zijn er in de Google Apps Marketplace diensten beschikbaar waarmee je  contactpersonen in Gmail kunt beheren. Er wordt dan een kopie gemaakt van de contactpersonen op de server van een derde partij. Deze diensten zijn met name interessant als je ook nog contactpersonen wilt delen met andere Google Apps gebruikers, een functionaliteit die helaas nog niet door Google zelf wordt geboden.

Backup van Agenda

Agenda items kun je backuppen door ze te exporteren als ics bestand. Hierbij geld weer dat het een omslachtige methode is en continuïteit niet is gegarandeerd. Er zijn verder nog drie andere methoden om deze backup automatiseren. De eerste methode maakt gebruik van Google Apps Script. Het is mogelijk om agenda items te exporteren naar een Google Apps spreadsheet m.b.v. Google Apps Script. In theorie zou je een spreadsheet kunnen maken die met een bepaalde regelmaat alle afspraken in de agenda in een werkblad zet. Deze spreadsheet moet je dan natuurlijk zelf ook weer backuppen. De tweede methode is om met behulp van een download manager automatisch de ics bestanden te downloaden. Een leuke "how to" hiervan is op internet te vinden. N.B. ik heb deze methode niet zelf uitgetest en kan niet garanderen dat het gaat werken. De derde methode is online m.b.v. een cloud dienst.

Backup van sites

Net als met contactpersonen en documenten is het mogelijk om een Google site handmatig te exporteren. 

Data Liberation Front

Google heeft zichzelf verder opgelegd dat een eindgebruiker makkelijk zijn of haar gegevens moet kunnen importeren en exporten. Google heeft daarvoor een project lopen onder de noemer: "Data Liberation Front". Op de website van Google's Data Liberation Front wordt uitgelegd hoe data in en uitgevoerd kan worden bij de producten van Google en zijn handige hulpmiddelen beschikbaar gesteld.

Alles-in-één oplossing

Tot slot bestaat er een alles-in-een oplossing waarmee je e-mail, documenten, agenda, contactpersonen en sites in een keer kunt backuppen. Dit is verreweg de makkelijkste en meest betrouwbare manier om je backup te regelen. Echter het gaat hier weer om een online dienst en de gebackupte data staat dus in de cloud. Deze dienst wordt aangeboden door Backupify

Etine helpt graag met het vinden en implementeren van de meest geschikte backup oplossing voor je onderneming. Als er vragen zijn over de boven genoemde methoden en strategieën of Backupify neem dan contact met ons op!
 

Google Apps en online samenwerken met Microsoft documenten

Geplaatst 4 dec. 2011 14:48 door Jan Joost de Vries   [ 7 dec. 2011 05:24 bijgewerkt ]

Regelmatig krijg ik te horen dat de spreadsheets van Google Apps niet genoeg rijp genoeg zijn en onvoldoende functionaliteit bieden voor echte hardcore cijferaars en dat het absoluut noodzakelijk is om te blijven werken met spreadsheets van Microsoft Excel. Persoonlijk denk ik dat het eerder een kwestie van smaak is dat je kiest voor Excel of een Google Apps spreadsheet, je zou verbaasd zijn wat er allemaal mogelijk is met de spreadsheets van Google Apps.  Maar dat is een onderwerp waar ik later meer aandacht aan ga besteden, daar ga ik het niet over hebben. 

In dit stuk wil ik duidelijk maken dat Google Apps uitstekende faciliteiten biedt om online samen te werken in bestaande Office documenten. Stel dat je een Excel spreadsheet hebt met macro's waarin meerdere mensen toegang moeten hebben en ook wijzigingen moeten kunnen aanbrengen dan denk je in eerste instantie misschien wel dat Google Apps daar geen oplossing voor heeft, maar dat is niet zo. Sterker nog Google Apps biedt unieke mogelijkheden om Microsoft documenten online te delen zonder dat ze worden omgezet naar de eigen bestandsindeling. In principe komt het erop neer de Microsoft bestanden gerepliceerd kunnen worden zoals je dat gewend bent van diensten als Dropbox of Sugarsync, maar dan met Google Apps. Dat gebeurt met behulp van Google Cloud Connect, een gratis plugin voor Microsoft Office waarmee office bestanden online gedeeld kunnen worden door Google Apps gebruikers vanuit de Office software zelf. 

In de praktijk is het nu mogelijk om online of zelf offline te werken aan een document met een collega of partner. De wijzigingen van de ander worden direct verwerkt in de elkaars kopie waardoor er geen versie verschillen zijn. Als je offline werkt worden de veranderingen in het document verwerkt zodra je weer online komt. Een document dat gebruikt wordt met behulp van Google Cloud Connect wordt niet omgezet naar de bestandsindeling van Google Apps. Dat betekent dat het document ook niet bewerkt kan worden in de online editor van Google maar alleen door de software van Microsoft. De documenten zijn wel online vanuit de browser te bekijken. 

Google Cloud Connect is beschikbaar voor alle Google Apps gebruikers. Om Google Cloud Connect te gebruiken dien je wel eerst een plugin te downloaden die alleen in combinatie met Office 2003 t/m 2010 kan worden gebruikt. Na het installeren van de plugin verschijnt in Word of Excel een balk met een extra set met knoppen. Op deze balk is ook de sync status van het document te zien. De plugin is op de site van Google te downloaden.


Op dinsdag 6 december laat ik in een online demonstratie zien hoe Google Cloud Connect werkt. Deelnemen aan de online demo is mogelijk door je online in te schrijven.

Open Coffee Agenda

Geplaatst 23 okt. 2011 13:17 door Jan Joost de Vries   [ 7 dec. 2011 05:24 bijgewerkt ]

De afgelopen weken heb ik een aantal Open Coffee bijeenkomsten in de regio bezocht. Deze bijeenkomsten zijn leuk en handig als je een zakelijk netwerk aan het opbouwen bent. Het bijzondere van de Open Coffee is dat je allerlei soorten ondernemers ontmoet. Deze bijeenkomsten worden door vrijwilligers georganiseerd in vrijwel alle grote steden in Nederland en ook steeds meer regionaal op verschillende plaatsen. Omdat de bijeenkomsten niet centraal gepland worden moet je per stad / regio op zoek naar de data waarop de bijeenkomsten zijn gepland en omdat de een Linkedin gebruikt, de ander Meetup en een enkeling zelfs een site heeft is het vinden van de tijden een heel gezoek. 

Daar wil ik verandering in brengen met behulp van "crowd sourcing" en de mogelijkheden die de agenda van Google Apps biedt. Het handige van de agenda's van Google Apps is dat je ze makkelijk kunt delen en online kunt publiceren. Iedereen kan dan in een online agenda alle data zien van alle   Open Coffee bijeenkomsten in Nederland.

Ik ben nu bezig met het vullen van deze agenda en nodig hierbij iedereen uit om de agenda (ics) of agenda (google) te gebruiken. Als je het leuk vind om te helpen en je beschikt over een Gmail of Google Apps account dan is het ook mogelijk om je eigen Open Coffee afspraken aan de agenda toe te voegen, ik deel dan de rechten voor het beheren van de agenda.

Ik ben benieuwd of het gaat lukken, als het lukt dan hebben we een mooie centrale plek waar alle tijden en plaatsen te vinden zijn en kun je een evenement in een klik aan je eigen agenda toevoegen! 

P.S. Mee helpen? Stuur dan een bericht aan devries@etine.nl (Leuk en bij voorbaat dank!!)

     (Agenda-id: etine.nl_jubat7u6dfkoijmjs72jjh1irg@group.calendar.google.com)

Presenteren Met Google Apps Sterk Verbeterd

Geplaatst 18 okt. 2011 13:39 door Jan Joost de Vries   [ 7 dec. 2011 05:25 bijgewerkt ]

Op 18 oktober heeft Google aangekondigd dat de presentatie applicatie in Google Apps sterk is verbeterd. Met name mogelijkheden om online samen te werken aan presentaties zijn verbeterd en nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd. 

De afgelopen maanden heeft er een geleidelijke transitie plaats gevonden naar een vernieuwde versie van Google Apps. Met het beschikbaar komen van de nieuwe versie van Google Apps Presentaties is deze overgang voltooid. 

Meer informatie over de nieuwe versie van Google Apps Presentaties is te vinden op de site van Google

Google Apps en het Nieuwe Werken

Geplaatst 26 sep. 2011 03:47 door Jan Joost de Vries   [ 7 dec. 2011 05:25 bijgewerkt ]

Etine en het Nieuwe Werken

De internet revolutie van de afgelopen decennia heeft verstrekkende gevolgen gehad voor de wijze waarop mensen en organisaties met informatie en communicatie omgaan. In 2011 is het mogelijk dat we overal en altijd bij onze informatie kunnen komen, of we nu op reis zijn, thuis of op het werk. Ook is steeds meer software online beschikbaar. Er is een groot verschil tussen online software en de traditionele software die op de computer installeert. Op het eerste gezicht lijken de systemen op elkaar, maar veel online applicaties in de Cloud zijn gemaakt met samenwerking en communicatie als uitgangspunt. Feitelijk gaat het om een nieuwe generatie toepassingen die beter inspeelt op de behoefte van organisaties en mensen om flexibel te kunnen werken. Je zou kunnen zeggen dat zonder online software het Nieuwe Werken niet mogelijk is.

Een Nieuw Paradigma

Vaak betekent de komst van Google Apps of andere online software ook de komst van een nieuw paradigma op het gebied van samenwerking in een organisatie en met externe partners. Hoewel het Nieuwe werken meer omvat dan alleen de invulling van samenwerking zou je kunnen stellen dat Google Apps wel een katalysator is om werken op nieuw vorm te geven.

Profijt halen uit Google AppsTM
Google Apps is suite toepassingen die online, d.w.z. via het internet beschikbaar zijn. De kern van Google Apps bestaat uit een communicatie en e-mail systeem en uit zogenaamde kantoor productiviteitstoepassingen zoals een online agenda, een tekstverwerker, een spreadsheet programma, een presentatie toepassing, een programma waarmee je makkelijk zelf een website kunt maken en nog veel meer. Google Apps is gemaakt om samenwerking tussen mensen te bevorderen.

Als u meer wilt weten over Google Apps en het Nieuwe Werken neem dan contact op of laat een bericht achter bij de opmerkingen.


1-10 of 10